Cómo automatizar el alta y la baja de accesos de tu personal

Cuando entra alguien nuevo a un negocio, alguien tiene que darle acceso al correo, al sistema de ventas, al grupo de WhatsApp del equipo, a la carpeta compartida, al punto de venta, al CRM y a las dos o tres herramientas que se usan a diario. Ese proceso casi nunca está escrito. Se hace a mano, por memoria, entre varias personas, y el resultado es que la persona nueva pasa sus primeros tres días pidiendo accesos que se le olvidaron a alguien.

El lado contrario es peor y casi nadie lo revisa. Cuando alguien se va, se le quita el acceso a lo que se recuerda en ese momento: normalmente el correo y poco más. Meses después ese exempleado sigue en el grupo de WhatsApp donde se coordinan los pedidos, sigue teniendo permisos en la carpeta de precios y su usuario sigue activo en el sistema. Nadie lo hizo con mala intención: simplemente nadie llevaba la lista de qué accesos tenía.

Por qué este proceso se hace mal en casi todos lados

La razón es que el alta y la baja de accesos no le pertenecen a nadie. Recursos humanos maneja el contrato, el jefe directo maneja la capacitación y quien sabe de sistemas maneja los accesos, pero esa tercera persona muchas veces no se entera de la contratación hasta que el nuevo ya llegó, ni de la salida hasta días después. El proceso vive en los huecos entre áreas, y por eso siempre queda incompleto.

El segundo motivo es que la lista de herramientas crece sin que nadie la actualice. Un negocio que hace cinco años usaba dos sistemas hoy usa nueve, entre correo, mensajería, punto de venta, facturación, la nube donde viven los archivos y las plataformas de proveedores. Nadie escribió nunca esa lista completa, así que el alta se hace de memoria y la memoria falla exactamente en las herramientas que menos se usan, que suelen ser las que más información sensible tienen.

Qué se puede automatizar de este proceso

• Disparar automáticamente la lista completa de accesos que corresponde al puesto en cuanto se registra una contratación.
• Asignar cada tarea a quien la ejecuta, con fecha límite, para que ningún acceso quede pendiente en el limbo.
• Entregarle al nuevo empleado un checklist de lo que ya tiene y lo que falta, en vez de que ande preguntando.
• Ejecutar la baja completa el día de la salida, con todos los sistemas de la lista y no solo con los que alguien recuerda.
• Dejar registro de qué accesos se dieron y se quitaron, con fecha, que es lo que se necesita cuando hay una auditoría o un problema.
• Revisar periódicamente qué usuarios activos ya no corresponden a nadie que trabaje en el negocio.

Lo que hace esto automatizable es que no requiere criterio: un puesto determinado siempre necesita los mismos accesos. Cuando el proceso vive en un sistema hecho a la medida del negocio, la contratación dispara la lista sola, cada tarea llega a quien le toca y la baja se ejecuta completa sin depender de que alguien se acuerde. Lo que hoy toma tres días de ir y venir se convierte en algo que ya está listo cuando la persona llega.

El riesgo no está en el acceso que olvidaste dar. Está en el que olvidaste quitar.

Qué cambia cuando el proceso está ordenado

Lo primero es que el primer día del empleado nuevo deja de ser un día perdido. En muchos negocios la persona que entra pasa su primera semana a media capacidad porque le faltan herramientas. Multiplicado por cada contratación del año, eso es una cantidad importante de sueldo pagado por tiempo que no pudo producir, y es completamente evitable.

Lo segundo es que se cierra un riesgo real. Un exempleado con acceso a la lista de clientes, a los precios de compra o al grupo donde se coordina la operación es una exposición que la mayoría de los dueños no sabe que tiene abierta. No hace falta que haya mala fe para que eso termine mal; basta con que esa persona llegue a trabajar con la competencia.

Lo tercero es que aparece una lista que antes no existía: qué herramientas usa realmente el negocio y quién las usa. Esa lista casi siempre revela suscripciones que se siguen pagando por usuarios que ya no están y sistemas duplicados que hacen lo mismo. Ordenar el proceso de accesos suele pagarse solo con lo que se deja de pagar de más.

Por dónde empezar

Empieza por hacer la lista que no existe: siéntate una hora y escribe todas las herramientas, sistemas, grupos y cuentas que usa tu negocio. Después, para cada puesto, marca cuáles corresponden. Con eso solo ya tienes el ochenta por ciento del trabajo hecho, porque el problema nunca fue ejecutar el alta sino saber qué había que dar de alta. El paso siguiente es revisar quién tiene acceso hoy y compararlo con quién trabaja hoy contigo. Esa revisión, en la mayoría de los negocios que la hacen por primera vez, encuentra al menos dos o tres usuarios que no debían seguir ahí.