Aviso de privacidad

"BASIC AI", es responsable del tratamiento de los datos personales descritos en el presente Aviso de Privacidad Integral (el "Aviso"), en términos de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares publicada en el Diario Oficial de la Federación el 20 de marzo de 2025 (la "Ley") y demás disposiciones aplicables.

BASIC AI cuenta con un Departamento de Datos Personales, encargado de dar trámite a las solicitudes de los titulares y de promover la protección de los datos personales al interior de la organización, con quien puede comunicarse en el correo electrónico leonardot@usebasicai.com.

Para efectos de este Aviso, y sin perjuicio de las definiciones previstas en la Ley, los términos siguientes tendrán el significado que se indica:

• •Cliente: la persona física o moral que contrata con BASIC AI el uso de la Plataforma o cualquier otro servicio.
• •Datos del Cliente: los datos personales que el Cliente, sus Usuarios o los sistemas que el Cliente integra incorporan, cargan, capturan o generan en la Plataforma con motivo del servicio, incluidos los de sus trabajadores, operadores, clientes, destinatarios, proveedores y consumidores finales.
• •Plataforma: las soluciones de software como servicio de BASIC AI, incluida Palletto, con sus aplicaciones web y móviles, interfaces de programación e integraciones, así como las instancias que se entregan bajo la marca y el dominio del Cliente ("marca blanca").
• •Sitios: usebasicai.com, usebasic.ai, usepalletto.com y los demás dominios que opere BASIC AI.
• •Usuario: la persona física a quien el Cliente o BASIC AI otorga credenciales de acceso a la Plataforma.

3.1 BASIC AI como responsable. Este Aviso regula exclusivamente los datos personales que BASIC AI trata para finalidades propias, que son los de:

• a)Clientes personas físicas, así como representantes legales, apoderados y contactos de Clientes personas morales;
• b)Usuarios, únicamente para la administración de sus cuentas, la seguridad de la Plataforma, el soporte técnico y la facturación;
• c)Prospectos y personas que solicitan información, demostraciones o cotizaciones; y
• d)Visitantes de los Sitios.

3.2 BASIC AI como encargado. Respecto de los Datos del Cliente, el responsable es el Cliente, quien determina las finalidades, los medios y el alcance de su tratamiento. BASIC AI actúa únicamente como encargado: trata dichos datos por cuenta del Cliente, conforme a sus instrucciones y a lo pactado en el contrato respectivo, y no los utiliza para finalidades propias. Lo anterior comprende, según los módulos que el Cliente contrate y configure, la información de viajes, rutas, unidades, operadores, geolocalización, expedientes de personal, comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI) y sus complementos, incluido el Carta Porte, documentos digitales, indicadores y reportes.

3.3 Obligaciones del Cliente como responsable. Corresponde al Cliente poner a disposición de los titulares su propio aviso de privacidad; obtener los consentimientos que se requieran, incluido el consentimiento expreso para el tratamiento de datos personales sensibles; determinar la licitud, pertinencia, exactitud y plazo de conservación de la información que incorpora a la Plataforma; y atender las solicitudes de los titulares. El tratamiento de los Datos del Cliente se rige por el aviso de privacidad del Cliente, aun cuando la Plataforma opere bajo su marca y dominio.

3.4 Solicitudes relativas a Datos del Cliente. Los titulares que deseen ejercer sus derechos respecto de Datos del Cliente deberán dirigirse al Cliente. Si BASIC AI recibe una solicitud de esa naturaleza, la turnará al Cliente que corresponda y le prestará la colaboración pactada en el contrato, sin resolverla por cuenta propia.

BASIC AI obtiene los datos directamente de su titular, a través de los Sitios, la Plataforma, correo electrónico u otros medios de contacto, o indirectamente por conducto del Cliente que da de alta a un Usuario o designa a un representante o contacto. Las categorías de datos son las siguientes:

Datos de tarjetas de pago. Los datos de tarjetas de crédito o débito son recabados y resguardados directamente por el procesador de pagos (Stripe); BASIC AI no los recibe ni los almacena.

Datos personales sensibles. BASIC AI no recaba ni trata datos personales sensibles para finalidades propias. Los datos sensibles que, en su caso, el Cliente incorpore a la Plataforma son Datos del Cliente y se rigen por el apartado 3.

Datos de terceros. Quien proporcione a BASIC AI datos personales de otras personas, como representantes, contactos o Usuarios adicionales, declara que está facultado para hacerlo, que dichos datos son exactos y que ha informado a sus titulares sobre el contenido de este Aviso.

5.1 Finalidades primarias. Son necesarias para la relación jurídica entre BASIC AI y el titular o el Cliente al que éste representa o para el que trabaja, por lo que su tratamiento no requiere consentimiento:

• 1.Identificar al Cliente y a sus representantes; preparar, celebrar, administrar y dar cumplimiento a los contratos de software como servicio, desarrollo de software, agentes de inteligencia artificial, automatización de procesos y consultoría tecnológica.
• 2.Crear, administrar y proteger las cuentas de Usuario, incluidos el usuario maestro y los Usuarios adicionales que el Cliente dé de alta, así como sus roles y permisos.
• 3.Prestar, implementar, mantener, actualizar y dar soporte a la Plataforma y demás servicios contratados.
• 4.Enviar notificaciones operativas, alertas y comunicaciones relacionadas con el servicio.
• 5.Emitir comprobantes fiscales, cobrar y dar seguimiento a pagos, renovaciones, suspensiones y cancelaciones.
• 6.Garantizar la seguridad e integridad de la Plataforma y los Sitios; prevenir y detectar fraudes, accesos no autorizados y usos contrarios a los Términos y Condiciones; y conservar registros de auditoría.
• 7.Cumplir obligaciones legales, fiscales y contractuales, atender requerimientos de autoridades competentes y ejercer o defender los derechos de BASIC AI.
• 8.Atender solicitudes de información, demostraciones y cotizaciones.

5.2 Finalidades secundarias. No son necesarias para la relación jurídica, pero permiten a BASIC AI brindar una mejor atención:

• 1.Enviar publicidad, boletines e información sobre productos, servicios y eventos de BASIC AI y sus marcas.
• 2.Analizar la navegación en los Sitios para personalizar contenidos, ofertas y campañas publicitarias.
• 3.Realizar encuestas de satisfacción y estudios de mercado.

5.3 Negativa a las finalidades secundarias. Usted puede negarse a que sus datos se traten para alguna o todas las finalidades secundarias:

• •Antes de proporcionar sus datos o al crear su cuenta
• •Si sus datos no fueron obtenidos directamente de usted, dentro de los cinco días hábiles siguientes a que conozca este Aviso, mediante correo a leonardot@usebasicai.com; y
• •En cualquier momento, mediante correo a leonardot@usebasicai.com con el asunto "Negativa finalidades secundarias", indicando su nombre y la finalidad de que se trate, o a través del enlace para darse de baja incluido en cada comunicación.

Su negativa no será motivo para negar, suspender o condicionar los servicios contratados.

5.4 Datos del Cliente. BASIC AI no utiliza Datos del Cliente para finalidades propias, publicidad o campañas, ni contacta a sus titulares, salvo cuando lo haga por instrucción del Cliente y en ejecución del servicio.

6.1 Como responsable, BASIC AI únicamente trata la ubicación aproximada que se deriva de la dirección IP de Usuarios y visitantes, para fines de seguridad, prevención de fraudes y análisis de uso. BASIC AI no recaba la ubicación precisa de dichas personas para finalidades propias.

6.2 Como encargado, las funciones de geolocalización y seguimiento de la Plataforma, como el rastreo de unidades, rutas, viajes y operadores, tratan información de ubicación por cuenta y por instrucción del Cliente. El Cliente determina la activación de estas funciones, su alcance, horarios y plazo de conservación, y es responsable de informar a sus trabajadores y operadores sobre dicho seguimiento, de contar con la base legal que lo justifique y de limitarlo a las finalidades informadas.

6.3 En las aplicaciones móviles, la obtención de la ubicación del dispositivo depende de los permisos que otorgue su usuario en el sistema operativo, los cuales pueden retirarse en cualquier momento desde la configuración del dispositivo. El retiro de estos permisos puede impedir el funcionamiento de las funciones que dependen de la ubicación.

7.1 La Plataforma puede incluir funciones que utilizan modelos de inteligencia artificial de terceros para analizar información, generar reportes e indicadores, clasificar documentos, registrar incidencias, apoyar la capacitación de personal y, cuando el Cliente así lo configure, enviar comunicaciones. El Cliente decide si habilita estas funciones y con qué alcance.

7.2 Los resultados de estas funciones son herramientas de apoyo; pueden contener imprecisiones y están sujetos a la revisión humana del Cliente. BASIC AI no adopta, mediante dichas funciones, decisiones que produzcan efectos jurídicos sobre los titulares. Las decisiones que el Cliente adopte con base en esos resultados son de su exclusiva responsabilidad.

7.3 Los proveedores de modelos de inteligencia artificial intervienen como encargados de BASIC AI, o como subencargados cuando se trate de Datos del Cliente, y tratan la información únicamente para generar el resultado solicitado, conforme a sus condiciones contractuales con BASIC AI.

7.4 BASIC AI no utiliza datos personales de sus Clientes, Usuarios ni de terceros para entrenar modelos de inteligencia artificial, propios o de terceros. Podrá utilizar información previamente disociada y agregada, que no permita identificar a persona alguna, para mejorar sus productos y servicios.

8.1 Remisiones a encargados. Para prestar sus servicios, BASIC AI comunica datos personales a proveedores que los tratan por su cuenta, en calidad de encargados, sujetos a obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad. Estas comunicaciones constituyen remisiones y no requieren el consentimiento del titular. Los encargados pertenecen a las siguientes categorías:

La relación actualizada de encargados puede solicitarse al Departamento de Datos Personales.

8.2 Tratamiento fuera de México. Algunos encargados almacenan o procesan información fuera del territorio nacional. Estas comunicaciones son remisiones, no transferencias, y BASIC AI exige a dichos encargados obligaciones de confidencialidad y seguridad respecto de la información.

8.3 Transferencias sin consentimiento. BASIC AI podrá transferir datos personales sin consentimiento del titular en los supuestos previstos en la Ley, entre ellos:

• a)A autoridades competentes, en cumplimiento de una disposición legal o de un requerimiento fundado y motivado;
• b)A sociedades controladoras, subsidiarias o afiliadas bajo el control común de BASIC AI, que operen bajo políticas de privacidad equivalentes;
• c)Cuando sea necesaria por virtud de un contrato celebrado o por celebrar en interés del titular; y
• d)Cuando sea necesaria para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

8.4 Operaciones corporativas. En caso de fusión, escisión, reestructuración, venta o transmisión de la totalidad o de parte del negocio o de los activos de BASIC AI, los datos personales podrán transferirse a la entidad adquirente o causahabiente, que quedará obligada a tratarlos conforme a este Aviso. Si no desea que sus datos se transfieran en estos supuestos, puede manifestarlo mediante el procedimiento del apartado 12.

8.5 BASIC AI no vende, renta ni comercializa datos personales.

9.1 Datos tratados como responsable. Se conservan durante la vigencia de la relación jurídica y, posteriormente, durante los plazos que exijan las disposiciones fiscales, mercantiles y demás aplicables, así como el de prescripción de las acciones derivadas de dicha relación. Concluidos esos plazos, los datos se bloquearán y posteriormente se suprimirán o disociarán.

9.2 Datos del Cliente. Se conservan durante la vigencia del contrato. Al terminar, el Cliente contará con treinta días naturales para exportar su información, salvo que el contrato establezca un plazo distinto. Transcurrido ese plazo, BASIC AI eliminará o disociará los Datos del Cliente, salvo los que deba conservar por disposición legal.

9.3 Copias de respaldo. Las copias residuales contenidas en respaldos se eliminarán conforme a los ciclos ordinarios de rotación de éstos; mientras tanto, permanecerán protegidas y no serán objeto de tratamiento activo.

10.1 BASIC AI mantiene medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas razonables y proporcionales al riesgo, para proteger los datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción y uso, acceso o tratamiento no autorizado. Entre ellas se encuentran controles de acceso basados en roles, cifrado de la información y obligaciones de confidencialidad a cargo de su personal y contratistas.

10.2 Ningún sistema de transmisión o almacenamiento de información es completamente invulnerable, por lo que BASIC AI no puede garantizar una seguridad absoluta. Los Usuarios son responsables de la confidencialidad de sus credenciales y de los accesos que otorguen o administren.

10.3 Vulneraciones de seguridad. Respecto de los datos que trata como responsable, BASIC AI informará al titular de las vulneraciones que afecten de forma significativa sus derechos patrimoniales o morales, en cuanto confirme que ocurrieron, para que pueda tomar medidas en defensa de sus derechos. Respecto de los Datos del Cliente, BASIC AI notificará al Cliente, a quien corresponde determinar la comunicación a los titulares.

Los Sitios y la Plataforma utilizan cookies, web beacons y tecnologías similares que recaban automáticamente los datos técnicos y de navegación descritos en el apartado 4, con las siguientes finalidades:

Puede deshabilitar las cookies desde la configuración de su navegador. La deshabilitación de las cookies esenciales puede impedir el funcionamiento correcto de la Plataforma.

Usted tiene derecho a acceder a sus datos personales; a rectificarlos cuando sean inexactos o incompletos; a cancelarlos cuando considere que no se requieren para las finalidades señaladas; y a oponerse a su tratamiento para fines específicos ("derechos ARCO").

Para ejercerlos, envíe su solicitud a leonardot@usebasicai.com con lo siguiente:

• 1.Nombre del titular y correo electrónico para recibir la respuesta;
• 2.Copia de la identificación oficial del titular y, en su caso, de la identificación de su representante y del instrumento que acredite la representación;
• 3.Descripción clara del derecho que desea ejercer y de los datos a los que se refiere;
• 4.Cualquier documento o información que facilite la localización de los datos; y
• 5.En solicitudes de rectificación, las modificaciones solicitadas y la documentación que las sustente.

BASIC AI podrá requerirle, por una sola vez, información o documentación adicional cuando la proporcionada sea insuficiente o errónea. Responderá en un plazo máximo de veinte días hábiles contados desde la recepción de la solicitud y, si resulta procedente, la hará efectiva dentro de los quince días hábiles siguientes a la respuesta. Estos plazos podrán ampliarse una sola vez por un periodo igual cuando las circunstancias lo justifiquen. La respuesta se enviará al correo electrónico señalado en la solicitud.

El ejercicio de los derechos ARCO es gratuito; únicamente podrán cobrarse los gastos justificados de envío o de reproducción. La cancelación dará lugar a un periodo de bloqueo previo a la supresión, y BASIC AI podrá negar total o parcialmente una solicitud en los supuestos previstos en la Ley, informando el motivo. Las solicitudes relativas a Datos del Cliente se atienden conforme al apartado 3.4.

Usted puede revocar el consentimiento que haya otorgado o solicitar que se limite el uso o divulgación de sus datos mediante el procedimiento del apartado 12. Para limitar las comunicaciones promocionales, BASIC AI lo inscribirá en su listado interno de exclusión.

La revocación no tiene efectos retroactivos ni procede respecto de los datos que BASIC AI deba conservar por disposición legal o para el cumplimiento de obligaciones derivadas de la relación jurídica. Si los datos son necesarios para prestar el servicio, la revocación podrá implicar la terminación de dicha relación.

Si considera que su derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, puede acudir ante la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, autoridad competente en términos de la Ley.

Los Sitios y la Plataforma están dirigidos exclusivamente a personas mayores de dieciocho años. BASIC AI no recaba intencionalmente datos de menores de edad para finalidades propias; si detecta que lo ha hecho, los suprimirá.

Este Aviso regula los tratamientos que BASIC AI realiza como responsable. Las condiciones del tratamiento de los Datos del Cliente se rigen por el contrato de prestación de servicios, los Términos y Condiciones y, en su caso, el acuerdo de tratamiento de datos celebrado con el Cliente, que prevalecerán en caso de discrepancia respecto de dichos datos. Este Aviso no modifica las obligaciones pactadas en esos instrumentos.

BASIC AI podrá modificar este Aviso para atender cambios legales, en sus servicios o en sus prácticas de privacidad. La versión vigente se publicará en https://usebasicai.com/aviso-de-privacidad con su fecha de actualización y, cuando las modificaciones sean relevantes, se notificarán por correo electrónico a Clientes y Usuarios.

Si una modificación incorpora finalidades que requieran consentimiento, BASIC AI lo recabará antes de tratar los datos para ellas. La sola publicación de una modificación o el uso continuado de los Sitios o la Plataforma no implican consentimiento para nuevas finalidades.

Al proporcionar sus datos personales, firmar un contrato con BASIC AI, crear una cuenta o utilizar sus sitios y plataforma, usted reconoce haber leído este Aviso y consiente el tratamiento de sus datos en los términos aquí descritos, incluido el de sus datos patrimoniales y financieros.