Cómo saber cuánto dinero tienes dormido en tu inventario

Hay negocios que venden bien, cobran bien y aun así nunca tienen dinero. El dueño revisa la cuenta y no le cuadra: si las ventas van bien, por qué no hay para pagar la nómina sin apuros. La respuesta, en muchos casos, está a diez metros de su escritorio: en el almacén. El dinero sí existe, pero está convertido en cajas que llevan meses sin moverse. Cada producto que compraste y no has vendido es dinero tuyo trabajando de a gratis.

Al inventario detenido no le duele nada y por eso nadie lo atiende. No genera quejas como un cliente enojado ni suena como un teléfono. Se queda quieto, acumulando polvo, ocupando espacio que cuesta renta y perdiendo valor si el producto caduca, se descontinúa o pasa de moda. Y mientras tanto, el negocio pide prestado o retrasa pagos para comprar más mercancía, a veces de los mismos productos que ya tiene dormidos en una repisa.

¿Cómo se mide el dinero dormido en el inventario?

El primer número es el más simple: cuánto vale, a costo de compra, todo lo que tienes en el almacén hoy. La mayoría de los dueños nunca lo ha calculado y se sorprende cuando lo ve. Si tienes ochocientos mil pesos en mercancía y vendes trescientos mil al mes, tienes casi tres meses de venta detenidos en el almacén. La pregunta obligada es si necesitas tanto para operar o si una parte podría estar en tu cuenta.

El segundo número es la edad de cada producto: cuánto tiempo lleva en el almacén desde la última vez que se vendió una pieza. Ahí es donde el problema se vuelve visible. Divide tu inventario en tres grupos: lo que se movió en el último mes, lo que se movió en los últimos tres y lo que lleva más de seis sin venderse. Ese tercer grupo es tu dinero dormido, y en la mayoría de los negocios que revisamos representa entre el veinte y el cuarenta por ciento del valor total del almacén.

El tercer número es lo que te cuesta mantenerlo: la renta proporcional del espacio que ocupa, el seguro si lo tienes, las mermas y el costo del dinero, porque esos pesos podrían estar pagando deudas que sí te cobran intereses. Sumado, mantener inventario muerto suele costar entre el quince y el veinticinco por ciento de su valor cada año. Guardar producto que no se vende no es gratis: es una renta silenciosa que pagas mes con mes.

¿Cuáles son las señales de que tienes demasiado inventario?

• Vendes bien pero nunca hay efectivo disponible, y no sabes exactamente por qué.
• Hay productos que nadie recuerda cuándo se compraron ni por qué.
• Se vuelve a pedir mercancía que ya había, porque nadie sabía que estaba en el almacén.
• El espacio se acabó y se está pensando en rentar una bodega más grande.
• Los productos que más se venden se agotan, mientras los que no rotan siguen completos.
• Cada inventario físico arroja diferencias grandes contra lo que se creía tener.
• Se compra por oferta del proveedor y no por lo que la venta real está pidiendo.

Tres o más de esas señales significan que el problema no es de ventas ni de margen: es que el dinero del negocio está mal estacionado. Y eso tiene arreglo, porque a diferencia de vender más, liberar inventario depende solo de ti.

El inventario que no rota no es un activo: es un préstamo sin intereses que le hiciste a tu almacén.

¿Cómo se despierta ese dinero?

Primero, deja de alimentar el problema: antes de cada compra, revisa la venta real de ese producto en los últimos meses. Comprar por corazonada o por descuento del proveedor es la fuente número uno de inventario muerto. Segundo, saca lo que ya está dormido: rebájalo, arma paquetes con productos que sí rotan, ofrécelo a tus clientes frecuentes o devuélvelo si el proveedor lo acepta. Recuperar el setenta por ciento de ese dinero hoy vale más que soñar con el cien por ciento algún día.

Tercero, ponle ojos al almacén de forma permanente. Nada de esto funciona si los números hay que armarlos a mano cada vez. Un sistema hecho a la medida de tu operación puede mostrarte cada semana qué rota, qué se está durmiendo y qué conviene recomprar, sin que nadie tenga que pasar horas en una hoja de cálculo. Cuando el inventario se ve, las decisiones de compra cambian solas.

¿Por dónde empezar?

Este fin de semana, calcula los dos primeros números: cuánto vale tu inventario a costo y qué parte lleva más de seis meses sin moverse. Son un par de horas de trabajo y cambian la conversación completa del negocio. Porque antes de buscar un crédito o de subir precios, conviene revisar si el dinero que necesitas ya lo tienes, nada más que dormido en el almacén.