Cómo saber si tu negocio está perdiendo dinero en fletes y entregas

Hay un costo que casi ningún negocio mexicano tiene bien medido: lo que cuesta entregar. Se sabe cuánto cuesta el producto, se sabe cuánto se vendió y se sabe más o menos cuánto se paga de nómina. Pero cuando se pregunta cuánto cuesta llevarle el pedido al cliente, la respuesta suele ser "la gasolina" o "pues la camioneta ya la tenemos". Ninguna de las dos es una respuesta real, y esa es exactamente la razón por la que el flete se come el margen sin que nadie lo vea.

El problema no es entregar. Entregar puede ser una ventaja competitiva enorme y es la razón por la que muchos clientes te eligen sobre alguien más barato. El problema es entregar sin saber cuánto cuesta, porque entonces se toman decisiones que suenan bien y salen mal: entrega gratis a partir de cierto monto, salidas especiales para un cliente que urge, ampliar la zona de cobertura porque "de todos modos vamos para allá".

¿Cuánto cuesta realmente una entrega?

Para saberlo hay que sumar cuatro cosas que casi nunca se suman juntas. La primera es lo obvio: combustible y casetas. La segunda es el sueldo de quien maneja, prorrateado por las horas que estuvo en ruta y no en otra cosa. La tercera es el desgaste real del vehículo, que incluye servicios, llantas, seguro, verificación y el hecho de que la camioneta pierde valor cada año. La cuarta, la que nadie cuenta, es el tiempo administrativo: quien arma la ruta, quien contesta "¿ya viene mi pedido?" y quien vuelve a agendar cuando no había nadie en el domicilio.

Haz el ejercicio una vez con números de un mes real. Suma todo lo anterior y divídelo entre el número de entregas que hiciste ese mes. El número que sale suele sorprender: casi siempre es dos o tres veces lo que el dueño creía. Y cuando lo comparas contra el margen promedio de un pedido chico, muchas veces descubres que las entregas pequeñas se hacen a pérdida.

Ese primer número ya te sirve para decidir. Si tu costo por entrega es de trescientos pesos y estás entregando pedidos de ochocientos con 25% de margen, cada uno de esos pedidos te deja cien pesos negativos. No es que el cliente sea malo: es que ese pedido, entregado, no es negocio en ese tamaño.

¿Cuáles son las señales de que el flete te está comiendo?

• Vendes más que el año pasado pero el dinero en el banco no subió igual.
• Tienes entrega gratis a partir de un monto que definiste hace años y nunca revisaste, aunque la gasolina subió.
• Haces salidas especiales fuera de ruta con frecuencia, porque un cliente pidió tarde o porque se olvidó algo.
• Un porcentaje de tus entregas se cae en el domicilio y hay que repetirlas, y nadie lleva la cuenta de cuántas.
• Entregas en zonas lejanas al mismo precio que en zonas cercanas.
• No sabes cuántas entregas hiciste el mes pasado sin ponerte a contar.

La última señal es la más importante. Si no puedes decir cuántas entregas hiciste el mes pasado, no es un problema de logística: es un problema de información. Y un negocio que no mide su costo de entrega termina financiando con su propio margen la comodidad del cliente.

La entrega gratis nunca es gratis. Alguien la está pagando, y si no la calculaste, la estás pagando tú.

¿Qué hacer cuando el número no cuadra?

La reacción típica es cobrar el flete y ya. Casi nunca es lo mejor, porque en muchos giros la entrega incluida es la razón por la que te compran. Hay tres palancas que suelen funcionar mejor antes de tocar el precio al cliente.

La primera es el monto mínimo. En lugar de cobrar envío, sube el monto a partir del cual entregas sin costo, calculado con tu costo real por entrega y no con el número que pusiste hace tres años. Eso no ahuyenta al cliente: hace que junte su pedido, lo que además te sube el ticket promedio.

La segunda es la ruta por día y por zona. Muchos negocios entregan cuando cae el pedido, lo que significa cruzar la ciudad varias veces por semana por la misma colonia. Definir días fijos por zona baja el costo de forma inmediata, y al cliente le importa mucho menos de lo que uno teme: lo que quiere es saber cuándo llega, no que llegue hoy.

La tercera es reducir las entregas fallidas, que son la pérdida más silenciosa. Confirmar el día anterior, avisar la ventana de llegada y tener a quién llamar si no hay nadie elimina buena parte de las repeticiones. Aquí es donde el software a la medida resuelve mejor que cualquier hoja de cálculo: un tablero que registre cada entrega, su costo estimado, si se completó al primer intento y a qué zona fue te da en un mes la información que llevas años sin tener.

¿Por dónde empezar esta semana?

Haz una sola cosa: registra durante treinta días cada entrega con cuatro datos, aunque sea en papel. Fecha, zona, monto del pedido y si se entregó al primer intento. Al final del mes vas a poder calcular tu costo real por entrega y ver qué zonas y qué tamaños de pedido no son rentables. Con eso ya puedes decidir con números en la mano, en lugar de seguir suponiendo que entregar sale barato porque la camioneta ya estaba pagada.