Cómo saber si tu negocio tiene demasiados productos

Casi ningún negocio decide tener un catálogo enorme. Le va creciendo. Un cliente pidió algo que no manejabas y lo conseguiste. Un proveedor te ofreció una línea nueva con buen descuento. Un vendedor insistió en que si no traías esa marca perdías ventas. Cada decisión por separado tuvo sentido, y tres años después tienes cuatrocientas claves de las que treinta pagan la renta y el resto solo ocupa espacio, dinero y cabeza.

El problema es que un catálogo grande se siente como fortaleza. Suena bien decir que manejas de todo, y hay un miedo real a que el cliente pida algo, no lo tengas y se vaya con la competencia. Ese miedo es el que sostiene inventarios que llevan años sin moverse y líneas completas que nunca dejaron un peso.

¿Cuánto cuesta de verdad un producto que casi no vende?

Mucho más de lo que aparece en el reporte. Primero, el dinero congelado: cada pieza en el anaquel es capital que ya pagaste y que no puedes usar para nada más. Segundo, el espacio, que en cualquier bodega es limitado y que ese producto le está quitando al que sí rota. Tercero, la atención: alguien tiene que contarlo en el inventario, cotizarlo cuando preguntan, capturarlo en el sistema y decidir si se repone.

Y hay un cuarto costo que casi nadie mide, que es el de la complejidad. Con cuatrocientas claves, ningún vendedor se sabe el catálogo, así que cotiza mal o pregunta. Ninguna promoción se puede armar bien porque hay demasiado que decidir. El inventario nunca cuadra porque hay demasiado que contar. Esa fricción no aparece en ninguna línea del estado de resultados, pero se paga todos los días en horas y errores.

¿Cómo saber si ya te pasaste?

• No puedes decir de memoria cuáles son tus diez productos más rentables, solo los que más se venden, que no siempre son los mismos.
• Hay claves en tu sistema que no has vendido en más de un año y siguen apareciendo en la lista de reposición.
• Tus vendedores ofrecen siempre lo mismo, aunque el catálogo tenga mucho más, porque es lo único que dominan.
• El inventario físico tarda días y casi nunca coincide con el sistema.
• Cuando llega un pedido raro, tardas en cotizar porque nadie recuerda el precio ni si todavía lo manejas.
• Compras a más proveedores de los que puedes negociar bien, así que en ninguno tienes volumen suficiente para pedir mejores condiciones.

Un catálogo más grande no te hace más fuerte. Te hace más lento, y en muchos giros lento es lo mismo que caro.

¿Cómo decidir qué se queda y qué se va?

La regla más simple es ordenar cada producto por dos números: cuánto margen deja al año y cuántas veces rota. Un producto de margen alto que rota rápido es intocable. Uno de margen bajo que casi no rota es un candidato claro a salir. Los interesantes son los dos casos de en medio, y ahí es donde hace falta criterio, no fórmula: hay productos de margen bajo que se quedan porque atraen al cliente que después compra lo caro, y hay productos de margen alto que no rotan porque nadie los está ofreciendo, no porque nadie los quiera.

Esa segunda distinción es la que salva decisiones. Antes de cortar una línea, vale la pena revisar si de verdad no se vende o si nunca se intentó vender. Un producto que nadie ofrece porque el equipo no lo conoce no es un producto malo: es un producto invisible, y el arreglo es capacitación, no eliminación.

¿Qué hacer con la información?

El obstáculo real casi nunca es la decisión, es tener los números a la mano. En la mayoría de las PyMEs esta información existe, pero está repartida entre el punto de venta, un archivo de Excel de compras y la memoria del encargado de almacén. Juntarla toma tantas horas que el análisis se pospone año tras año, y mientras tanto el catálogo sigue creciendo solo.

Cuando esos datos viven en un mismo lugar y se actualizan solos, la conversación cambia por completo. Un software a la medida que conecte ventas, inventario y costos deja de convertir esta revisión en un proyecto de dos semanas y la vuelve un reporte que se ve en cualquier momento. Con eso, depurar el catálogo deja de ser una decisión de intuición y se vuelve una de aritmética.

Empieza por lo más fácil de defender: los productos sin una sola venta en doce meses. Bájalos de precio, liquídalos o devuélvelos al proveedor, pero libera ese capital. Con el dinero que sueltas casi siempre alcanza para reforzar el inventario de lo que sí rota, y ese solo movimiento suele mejorar el flujo de efectivo más que cualquier campaña de ventas.