Qué tareas de tu día conviene pasarle a la IA y cuáles no

Cuando alguien empieza a usar IA en su trabajo pasa por dos etapas equivocadas antes de encontrar la buena. En la primera no le pasa nada, porque no confía. En la segunda le pasa todo, incluso lo que no debía, y termina mandando un correo con datos inventados o una cotización con un precio que nadie revisó. El punto útil está en medio, y llegar ahí no requiere saber de tecnología: requiere un criterio para decidir qué sí y qué no.

El criterio más práctico que existe se resume en dos preguntas: qué tan caro sale si esto se equivoca, y qué tan fácil es darse cuenta de que se equivocó. Con esas dos preguntas se ordena casi cualquier tarea de una oficina mexicana, sin importar el giro.

¿Qué tareas conviene pasarle sin pensarlo mucho?

Todo lo que sea reescribir, resumir, ordenar o dar formato. Convertir notas sueltas de una junta en una minuta clara. Resumir un correo largo de un cliente en tres puntos. Redactar el primer borrador de una propuesta que tú vas a revisar. Ordenar una lista desordenada de pedidos. Traducir un mensaje. Sacar de un documento largo las cinco cosas que te interesan. En todas esas el error es barato y se ve de inmediato, porque tú conoces el material original.

También conviene pasarle todo lo que es empezar de cero. La página en blanco cuesta más tiempo del que la gente admite: escribir la publicación, el correo de seguimiento, la descripción del producto, el mensaje para el cliente que no ha pagado. Que la IA ponga la primera versión y tú la corrijas casi siempre es tres veces más rápido que escribirla tú, y el resultado final sigue siendo tuyo porque tú lo editaste.

Y conviene mucho usarla para pensar en voz alta. Pedirle que te haga las preguntas difíciles antes de una negociación, que te liste qué se te puede estar olvidando de un proyecto, que te dé tres formas distintas de explicarle algo a un cliente que no entendió. Ahí no está produciendo nada que se vaya a mandar: te está ayudando a preparar, y eso no tiene riesgo.

¿Qué no conviene pasarle nunca sin revisar?

• Números que salen a un cliente: precios, cotizaciones, plazos, descuentos, cálculos de nómina o impuestos.
• Datos que no le diste tú, como cifras, fechas o leyes que la IA supone; si no lo tenías tú, verifícalo antes de usarlo.
• Compromisos: prometer una fecha de entrega, aceptar una condición o dar una garantía en nombre del negocio.
• Conversaciones delicadas: un reclamo fuerte, una mala noticia, un tema de personal o algo que ya se salió de tono.
• Documentos con información confidencial de clientes o de tu empresa en herramientas que no sabes dónde guardan lo que les pegas.
• Cualquier cosa que se vaya a publicar con el nombre de tu negocio sin que una persona la lea completa antes.

La regla detrás de esa lista es sencilla: la IA no sabe qué es verdad, sabe qué suena bien. Cuando le pides algo que depende de un dato que ella no tiene, lo va a completar con algo verosímil. En un resumen eso se nota y se corrige; en una cotización que ya se mandó, no.

Pásale a la IA lo que te cuesta trabajo empezar. Quédate tú con lo que te cuesta caro equivocarte.

¿Cómo se decide caso por caso?

Cuando dudes con una tarea nueva, hazte las dos preguntas del inicio. Si un error sale barato y se nota rápido, pásasela sin miedo y aprende. Si un error sale caro pero se nota rápido, úsala para el borrador y revisa siempre antes de mandar. Y si un error sale caro y además es difícil de detectar, como un número perdido en medio de un documento largo, esa tarea no se delega: se hace o se verifica dato por dato.

Un buen ejercicio para hacerlo en equipo es listar las diez tareas que más tiempo consumen en la semana y clasificarlas en tres columnas: se automatiza, se hace con borrador y revisión, no se toca. En media hora queda un acuerdo claro, y ese acuerdo evita las dos etapas equivocadas del principio. Es exactamente el tipo de criterio que se trabaja en un curso de IA para equipos, porque no se trata de aprender herramientas sino de saber dónde ponerlas.

Con el tiempo la lista se mueve. Tareas que hoy revisas al cien por ciento van a pasar a revisión rápida cuando compruebes que salen bien una y otra vez. Lo que no debería moverse nunca es la última firma: alguien de tu equipo tiene que ser responsable de lo que sale con el nombre del negocio, sin importar quién escribió el borrador.